Como não perder tempo durante o processo de licenciamento de lotes?

Quando o assunto é licenciamento de lotes, o ideal é que ele ocorra da forma mais eficiente e rápida possível. Porém, normalmente, não é isso que acontece.

Afinal, a burocracia e o excesso de formalidades fazem com que todo o processo se torne devagar e uma objeção na vida de todos os envolvidos na negociação. A quantidade de documentos necessários, o envio deles a vários órgãos, prazos que precisam ser cumpridos, entre outros pontos que podem se tornar obstáculos e, o pior, prejudicar o engajamento com o cliente e dificultar o negócio.

Por isso, é essencial otimizar o tempo processual de aprovação e licenciamento de lotes. E, por essa razão, trazemos este post com algumas dicas de como você pode fazer isso de uma forma bem descomplicada.

Faça um planejamento de cada processo do licenciamento de lotes

Todos que trabalham na área conhecem bem os trâmites legais necessários para licenciar o lote e o quanto podem deixar a negociação mais lenta, porém, eles não podem de forma alguma prejudicar o seu trabalho.

Portanto, é importante que você tenha uma visão de todas as fases do licenciamento e que cada uma seja realizada dentro do tempo necessário.

Para isso, você pode criar uma planilha de planejamento que envolva cada etapa, quais são as ações e pessoas envolvidas. Assim, torna-se muito mais simples encontrar os pontos que trazem mais dificuldade durante a transação e desenvolver soluções estratégicas que façam com que as ações burocráticas sejam mais ligeiras..

Faça uma revisão de cada etapa do licenciamento

O planejamento não serve apenas para que você tenha uma visão completa de todo o processo, mas, sobretudo, para que você siga cada um à risca e revise-os a fim de se certificar de que tudo está correndo bem quanto à otimização de recurso e ao tempo para o licenciamento do lote.

Você pode começar essa revisão com os documentos necessários para a negociação. Afinal, hoje são tantos papéis que envolvem esse tipo de trâmite que perder um ou outro é algo bem fácil de acontecer.

Porém, todos eles são realmente necessários para o negócio acontecer? Se certifique disso e abra mão daqueles que não interferem em nada no processo como um todo.

Uma vez que você se livre de papéis desnecessários, fica mais simples se livrar de burocracias. Assim, você pode substituir os processos que deixam o licenciamento devagar por outros que deixem tudo mais ágil.

Organize o seu trabalho durante a revisão

De nada adianta tomar ações que otimizem o tempo de aprovação e licenciamento se o seu trabalho não for bem ordenado. Por isso, antes de colocá-las em prática, tenha a certeza de que o seu ambiente de trabalho está em completa ordem.

Onde você guarda os documentos das partes? Tenha-os sempre guardados em uma só pasta, de modo que você sempre tenha acesso a ela caso seja necessário.

Quando precisa assinar um documento, você o faz imediatamente ou posterga até a última hora? Se você respondeu a segunda opção, é melhor mudar a sua forma de trabalhar. Afinal, tomar medidas que agilizem o processo burocrático perde o sentido se você mesmo não toma as atitudes certas para acelerar o seu próprio processo.

Um profissional bem organizado transmite mais credibilidade.

Faça bom uso das tecnologias em suas negociações

Não é só a burocracia que atrapalha a negociação, muitas vezes o processo comercial também não colabora muito.

Um exemplo clássico: toda vez que você precisa se reunir com uma das partes, você se dirige até onde elas estão? E quando precisa assinar algum termo? É necessário enviar o documento pelo correio, autenticar e afins?

Hoje, graças a tecnologia, muitas dessas ações podem ser feitas on-line, o que reduz muito o seu tempo e gastos em deslocamento e envio de documentos.

As reuniões, por exemplo, podem ser feitas por Skype. A ferramenta, inclusive, oferece planos corporativos que facilitam muito a vida das empresas que a usam constantemente para trabalhar.

O Google Hangouts é outra maneira de se comunicar, além de ser integrado ao Google Agenda. Portanto, quando você marca alguma reunião on-line, pode mandar um convite a todos os envolvidos para que tenham o evento registrado em suas agendas e ainda possam participar via Hangouts.

Quanto à assinatura de documentos, hoje existem soluções virtuais como o Click Sign, em que, para as partes firmarem digitalmente, basta clicar em um botão. Muito mais rápido e prático do que enfrentar fila em cartório, não é mesmo?

A planilha de processos que citamos anteriormente também pode ser criada digitalmente a partir de um arquivo de Excel, embora o ideal seja tê-la no Google Drive, pois cada mudança feita é salva automaticamente na nuvem. Há outras ferramentas que também podem ser de grande auxílio no seu planejamento, tais como:

  • Google Agenda: como dito, nele você pode criar eventos que correspondam a reuniões com clientes e até mesmo tarefas pessoais que precisem ser cumpridas em determinados dias e horários;
  • Trello: sabe aqueles quadros cheios de post-it designando o que deve ser feito dentro da semana, do mês ou de um projeto? Pois é isso que o Trello oferece, mas de forma digital! Cada vez que você tiver um licenciamento de lotes em andamento, pode criar um quadro para ele, listar todas as tarefas que devem ser feitas e marcá-las como finalizadas quando as tiver concluído.

Outra dica de ouro é que você tenha todos eles no seu celular para que possa acessá-los a qualquer momento. Já imaginou se um cliente lhe chama enquanto você está na rua, pedindo para remarcar uma reunião importante e você não pode fazê-lo porque deixou a agenda de papel no escritório? Essa remarcação pode ser feita na hora pelo Google Agenda.

Existem outras ferramentas que lhe ajudam a ter uma organização ainda melhor de tempo nos licenciamentos, por exemplo, um CRM. Desenvolvido para gerir o relacionamento entre as empresas e seus clientes, ele dispõe de funções como agendamento e disparo de e-mail, ligações telefônicas, alertas para tarefas, relatórios e muito mais.

Se você tem alguma sugestão de otimização do trabalho para licenciamento de lotes ou ficou com alguma dúvida, deixe seu comentário!

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